Bienvenue dans le guide d’utilisation du système de signature électronique au sein de l’application AdBooks. Ce module permet à vos clients de signer vos factures et factures pro forma directement en ligne, de manière sécurisée et juridiquement pertinente, sans impression, numérisation ni échange d’e-mails.
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🚀 Comment activer la signature électronique sur une facture ou une facture pro forma ?
La signature électronique s’active individuellement, pour chaque facture ou facture pro forma séparément, au moment de la création ou de la modification.
1. Ouvrez la création ou la modification de la facture/facture pro forma comme d’habitude.
2. Recherchez l’option Activer la signature électronique et cochez-la.
3. Enregistrez la facture/facture pro forma comme d’habitude.
💡 Remarque : Lorsque la signature électronique est activée sur un document, votre client verra un bouton de signature lorsqu’il ouvrira le lien public de la facture/facture pro forma.
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📤 Comment le client signe-t-il le document ?
Lorsque vous envoyez la facture/facture pro forma au client, le processus de signature se déroule comme suit :
1. Le client ouvre le lien de la facture/facture pro forma – aucun compte ni mot de passe n’est requis.
2. Le client examine le document et clique sur le bouton de signature.
3. Le système envoie un code de vérification à usage unique (OTP) à l’e-mail du client.
4. Le client saisit le code et signe à la main – il dessine sa signature avec son doigt (sur un téléphone/tablette) ou avec une souris (sur un ordinateur), directement sur l’écran.
5. Dès la signature, le document est immédiatement verrouillé et le client reçoit une confirmation que la signature a été enregistrée avec succès.
⚠️ Le client peut également refuser de signer à tout moment au lieu de signer – cette action est également enregistrée.
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🔒 Que se passe-t-il après la signature ?
– La facture/facture pro forma obtient automatiquement le statut Signé et une étiquette visuelle “Verrouillé”.
– Le document ne peut plus être modifié, supprimé ou converti – cela vous protège ainsi que le client contre des modifications ultérieures après l’apposition de la signature.
– Si la facture a été générée à partir d’une facture pro forma en tant qu’acompte ou facture finale, une bannière claire s’affiche en haut du document pour le souligner.
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📜 Piste d’audit (Audit Trail) – transparence totale
Chaque action sur le document est enregistrée :
– Lorsque le lien a été généré et envoyé
– Lorsque le client a ouvert/consulté le document pour la première fois
– Lorsque le code de vérification a été envoyé et vérifié
– Heure exacte, adresse IP et appareil à partir desquels le document a été signé
– Si le document a été refusé – quand et (éventuellement) pourquoi
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⚠️ Dépannage
Le client ne reçoit pas le code de vérification (OTP) ?
– Vérifiez si le client a une adresse e-mail correctement saisie dans son profil.
– Le code a une durée de vie limitée – s’il expire, le client peut demander un nouveau code.
Le document ne peut pas être modifié ?
– C’est un comportement attendu après qu’un document a été signé – les documents signés sont verrouillés de manière permanente pour des raisons de sécurité juridique. Si une modification est vraiment nécessaire, créez un nouveau document (par exemple, une nouvelle facture).
Je ne vois pas l’option de signature électronique sur la facture ?
– Vérifiez si vous avez activé l’option « Activer la signature électronique » lors de la création/modification de ce document spécifique – la fonction est activée individuellement par document, et non globalement.