Bienvenue dans le guide de configuration et d’utilisation du système de facturation électronique (e-Invoice) au sein de l’application AdBooks. Ce module vous permet de générer des factures au format XML, entièrement conformes à la norme européenne UBL 2.1 EN 16931.
Pour garantir le bon fonctionnement du système e-Invoice, vous devez remplir les champs suivants :
Default VAT exemption reason (Motif d’exonération de TVA par défaut) : Sélectionnez le motif d’exonération de TVA par défaut qui apparaîtra automatiquement sur toutes les factures (vous pourrez le modifier manuellement pour chaque facture lors de sa création). Les options disponibles sont :
Livraison intracommunautaire
Autoliquidation
Exportation hors UE
Non soumis à la TVA
Exonéré de TVA
Biens taxés à taux zéro
Peppol Endpoint ID : Saisissez votre numéro de TVA avec le préfixe du pays (ex. : BA123456789000 ou LU12345678). Si votre entreprise n’est pas assujettie à la TVA, saisissez votre numéro officiel d’enregistrement ou d’identification fiscale.
Peppol Scheme ID : Vous n’avez pas besoin de modifier ce champ. Le système le génère automatiquement en fonction des deux premières lettres (code pays) de votre Endpoint ID.
Une fois toutes les données saisies, cliquez sur “Save changes”.
🏦 Ajouter et configurer un compte bancaire (Obligatoire !) #
⚠️ IMPORTANT : Sans un compte bancaire par défaut (principal) configuré, l’option d’exportation e-Invoice ne sera pas visible dans l’application !
Comment ajouter et définir un compte par défaut :
Sur le côté droit de l’écran, cliquez sur le bouton “Ajouter”.
Dans la fenêtre pop-up, saisissez les coordonnées bancaires :
Account Owner (Titulaire du compte)
Bank Name (Nom de la banque)
IBAN
BIC / SWIFT
Cliquez sur “Ajouter“ pour enregistrer le compte.
L’étape critique : Cliquez sur l’icône d’étoile à côté du compte ajouté. Une fois que l’étoile devient verte, ce compte est défini comme compte par défaut et apparaîtra sur tous vos documents XML e-Invoice.
Note : Vous pouvez ajouter plusieurs comptes bancaires, mais un seul peut être marqué de l’étoile verte comme compte par défaut.
Une fois les e-Invoices activées et configurées avec succès, une nouvelle option apparaîtra dans tous les emplacements de l’application où les factures sont gérées.
Juste en dessous de l’option standard “Export as PDF”, vous verrez l’option “e-Invoice (XML)”. En cliquant dessus, vous et vos clients pourrez télécharger une e-Invoice prête à être traitée et transférée au niveau européen.
AdBooks a tout prévu ! Si l’application bloque l’exportation au format e-Invoice (XML), cela signifie que certaines informations légales obligatoires manquent, soit sur la facture elle-même, soit dans le profil de votre entreprise.
Si cela se produit, l’application affichera automatiquement une fenêtre pop-up expliquant exactement ce qui manque.
Raisons les plus courantes des avertissements :
Titre ou description manquant pour le produit/service.
Numéro de TVA manquant pour le client ou votre entreprise.
Aucun compte bancaire par défaut sélectionné (l’étoile verte est manquante).
Suivez simplement les instructions de la fenêtre pop-up, complétez les données manquantes, et votre fichier XML sera prêt à être téléchargé en quelques secondes !
